Ready to recall: terugroepacties uitvoeren of voorkomen

Een product recall… oef.. dat wens je echt niemand toe. 😱 Een recall is niet alleen erg vervelend voor je klanten, maar ook een kostbare en tijdslurpende aangelegenheid voor je bedrijf. En het kan het imago van je bedrijf flink schaden. Dus wees voorbereid.

Het jaarlijks aantal recalls lijkt te blijven stijgen, ondanks alle strenge veiligheidseisen voor producenten en retailers. 

Maar wat is een product recall eigenlijk precies? Wat moet je doen tijdens een recall? En nog belangrijker: hoe kun je een recall voorkomen? Laten we bij het begin beginnen.

Wat is een recall precies?

Een recall betekent dat je producten die al aan de consument geleverd zijn terughaalt, omdat het product onveilig is. Wat ‘onveilig product’ precies betekent, leggen we later uit. Terug naar de recall. ➡️

Een recall wordt ook wel een terughaalactie, publieke terughaalactie of terugroepactie genoemd. 
Een recall is niet precies hetzelfde als een product uit de handel nemen. Uit de handel nemen gebeurt vóórdat je het product aan de consument levert. Dit wordt ook wel een stille terugroepactie of withdrawal genoemd.

Voorkom hoge boetes met goede recall

Zodra je weet, ben je als bedrijf verplicht om producten te verkopen die veilig zijn en onveilige producten te melden bij de NVWA. De NVWA kan na een melding of inspectie als maatregel een recall opleggen. Bedrijven die een recall vervolgens niet (goed) uitvoeren, kunnen hoge boetes krijgen. De boetes van de NVWA variëren van 525 euro tot 820.000 euro, afhankelijk van de specifieke situatie.

Daarnaast kan de NVWA aan grote ondernemingen met een omzet van minimaal 10 miljoen euro ook een omzetgerelateerde boete opleggen, tot 1% van de jaaromzet.

3.5 miljoen euro boete

Zo kreeg een importeur van grondstoffen voor levensmiddelen in 2022 een NVWA-boete opgelegd van bijna 3,5 miljoen euro. Het bedrijf had partijen granen, zaden en peulvruchten verhandeld die niet aan de voedselveiligheidseisen voldeden. Er was geen sprake van een acuut gezondheidsrisico.

Wat is dan een onveilig product?

Volgens de NVWA is een onveilig levensmiddel een schadelijk of een ongeschikt levensmiddel: 

• Een schadelijk levensmiddel is een levensmiddel met een afwijking dat gevolgen kan hebben voor de volksgezondheid direct en/of op langere termijn. 

• Een ongeschikt levensmiddel is een levensmiddel dat verontreinigd is met vreemd materiaal of anderszins, of een onaanvaardbare smaak of geur heeft, of verrotting, kwaliteitsverlies of bederf vertoont en daardoor onaanvaardbaar is voor de consument, maar als zodanig (nog) niet schadelijk is. 

Met andere woorden: een schadelijk levensmiddel kan direct of op langere termijn schadelijk zijn voor de gezondheid van consumenten. Een ongeschikt levensmiddel is niet geschikt voor consumptie, maar niet per se schadelijk voor de gezondheid, zoals een product dat niet goed smaakt.

Volgens de wet is een non-food artikel onveilig als het bij normaal gebruik niet de veiligheid biedt die de consument mag verwachten. Producten die niet aan de Europese veiligheidsvoorschriften voldoen, worden uiteraard ook als onveilig gezien.

Onveilige verpakkingen

Als de verpakking van een product niet veilig is, kan het product ook als onveilig worden bestempeld. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van veilig verpakkingsmateriaal voor levensmiddelen, maar ook aan de juiste informatie over ingrediënten of een duidelijke gebruiksaanwijzing.  

Zo moest een grote supermarktketen onlangs nog hun eigen merk vegetarische hamburgers terughalen. Er was een verkeerd etiket op de verpakking van de vegetarische hamburgers geplakt: het etiket van het eigen merk gehaktballetjes in satésaus. 😩 En de gehaktballetjes in satésaus bevatten niet het allergeen EI, wat wél in de vegetarische hamburgers zat. Niet veilig dus voor mensen met een EI-allergie.

Welke fouten leiden vaak tot een recall? 

Fouten met allergenen staan al een paar jaar hoog in de lijst met aanleidingen voor recalls. Denk aan een verkeerd etiket op een verpakking, het vullen van de verkeerde verpakking of kruisbesmetting door verkeerde schoonmaak. Naast allergenen-recalls zijn er uiteraard nog andere redenen voor terugroepacties, zoals: 

😱 de mogelijke aanwezigheid van schimmels of bacteriën die schadelijk zijn voor de gezondheid, zoals salmonella, Ochratoxine A, legionella, listeria, enz.

😱 te hoog gehalte aan bestrijdingsmiddelen

😱 te hoge waarde van bepaalde stoffen, zoals histamine 

😱 verkeerde houdbaarheidsdatum op de verpakking

😱 kleine deeltjes plastic, glas of metaal in voedingsmiddelen

😱 producten die vlam kunnen vatten bij gebruik

Checklist voor een recall

Een terughaalactie goed uitvoeren is cruciaal, en niet alleen om consumenten te beschermen. Met een goed gecoördineerde terugroepactie beperk je ook de kosten en reputatieschade voor je bedrijf en voorkom je eventuele boetes van de NVWA. Een checklist:     

✔️ Informeer de NVWA 

Producenten, distributeurs of importeurs zijn verplicht de NVWA te informeren, zodra ze weten dat een product dat door hen verhandeld wordt onveilig is. Producenten en retailers van levensmiddelen en diervoeders zijn zelfs verplicht om incidenten met producten binnen 4 uur te melden bij de NVWA. 

✔️ Verzamel alle informatie voor recall

Denk bij het verzamelen van informatie voor een product recall aan:  traceercodes, productiedatum, datum van levering, etc. Let op: producenten en retailers van levensmiddelen en diervoeders moeten sinds juli 2022 een onveilig product binnen 4 uur kunnen traceren. Dit betekent dat je binnen 4 uur bij de NVWA moet kunnen aangeven van welke leveranciers je het product hebt ontvangen én aan welke afnemers je het product hebt geleverd.  

✔️ Stel de omvang van product recall vast

Op basis van je verzamelde informatie stel je de omvang van de recall vast. Hoe nauwkeuriger je weet welke batch grondstoffen in welk product is verwerkt, hoe preciezer je een recall kunt uitvoeren.

✔️ Achterhaal de oorzaak van het onveilige product

Om een recall goed uit te voeren, is het uiteraard belangrijk om de oorzaak van het probleem te achterhalen. 

✔️ Informeer je medewerkers, klanten en leveranciers

Zorg dat alle medewerkers binnen je organisatie, maar ook externe partners zoals klanten en leveranciers snel op de hoogte zijn. 

✔️ Publiceer een publieke waarschuwing

Met een publieke waarschuwing informeer je consumenten om het product niet te gebruiken of te consumeren en het terug te brengen naar de winkel of te vernietigen. Dit kan bijvoorbeeld via een advertentie in de krant of via de website. 

Bedrijven proberen soms hun reputatie te beschermen door het verhaal over een recall zo klein mogelijk te houden. Maar transparantie, het op tijd delen van de juiste informatie, kan juist bijdragen aan een sterke reputatie. Gebruik dus ook gerust je socialmediakanalen of schakel de hulp in van influencers om consumenten te informeren over de terugroepactie.

✔️ Blokkeer producten en coördineer producten die terugkomen

Zorg dat de verkoop van producten wordt stopgezet. En check hoeveel producten er werkelijk worden teruggestuurd of ingeleverd. Deze informatie wil de NVWA vaak ook hebben.

✔️ Inlichten certificerende instelling

Voor bepaalde standaarden geldt er een meldingsplicht bij recalls. Denk bijvoorbeeld aan standaarden voor de voedselveiligheid. Meestal geldt dat je een recall binnen 3 dagen bij de certificerende instelling moet melden.

✔️ Onderzoek de teruggekomen producten

Het onderzoeken van teruggekomen producten kan veel waardevolle informatie opleveren. Hiermee kun je de veiligheid van producten verbeteren en toekomstige recalls voorkomen.

Hoe voorkom je (de schade van) een recall?

Een goede voorbereiding is het halve werk, niet alleen om recalls goed uit te voeren maar ook om deze te voorkomen of de schade te beperken. Zorg dat je alle stappen voor een product recall vastlegt in een terugroepplan. 

Stel ook een intern recall-team van medewerkers in verschillende functies samen dat meteen in actie kan komen als het nodig is. Daarnaast zijn er nog een paar andere stappen die je kunt zetten: 

Ken je supply chain

Wist je dat veel incidenten en besmettingen bij toeleveranciers ontstaan? Ken je supply chain. Weet wie je grondstoffen en/of ingrediënten produceert en wat hun overige activiteiten zijn.

Check je aansprakelijkheidsverzekering

Dekt je aansprakelijkheidsverzekering recallkosten? Vaak niet. Het afsluiten van een aanvullende recalldekking kan een optie zijn om de kosten van een eventuele recall te dekken. Overleg hierover met je verzekeraar of een juridisch adviseur.

Houd de controle over je productdata

Wanneer je al je productdata en artwork op een centrale plek beheert, kun je tijdens een recall snel alle informatie verzamelen die je nodig hebt. Daarnaast helpt een georganiseerd systeem ook om fouten in je producten en productverpakkingen te voorkomen. Zo verklein je de kans op recalls. 

Met Artwork Connect houd je de controle over je data en artwork en zo over je producten en verpakkingsproces. Etiketten met verkeerde allergeneninformatie behoren dan echt tot het verleden. Wil je meer info? Plan gerust een vrijblijvende call met ons in.

Plan een call