Beheer productinformatie met gemak: alles wat je moet weten over een PDM-systeem

Zoals je weet is er voor het ontwerpen en ontwikkelen van een product veel productinformatie nodig. Technische specificaties, prijsinformatie, materialen, ingrediënten, etc.

Met een PDM-systeem kun je al deze productdata op één plek beheren en toegankelijk maken voor iedereen die de gegevens nodig heeft, tijdens de hele levenscyclus van een product.

Het doel van product data management is dat de juiste informatie bij de juiste persoon terechtkomt, en uiteraard zo snel mogelijk. 

Wat is een product data management systeem?

Een PDM-systeem is software waarmee je alle productdata op één plek kunt beheren en toegankelijk kunt maken voor iedereen die de gegevens nodig heeft. En dat tijdens de hele levenscyclus van een product.

Of met andere woorden: een PDM-systeem is een centrale database waarin mensen niet alleen productgegevens kunnen inzien, maar ook bewerken en goedkeuren of afkeuren, afhankelijk van de rechten die ze hebben.

Bij product data management gaat het vooral om het organiseren van de (technische) gegevens die nodig zijn voor de ontwikkeling van producten. Denk aan technische specificaties voor een product, de materialen en ingrediënten die nodig zijn om een product te maken, CAD-tekeningen, testresultaten, stuklijsten, documentatie, etc.

Verschil tussen PDM en PIM

Een PDM-systeem wordt wel eens verward met een PIM-systeem (Product Information Management). En dat is ook niet zo gek, er zijn namelijk ook veel overeenkomsten tussen een PIM en PDM systeem. Maar het is niet helemaal hetzelfde. PDM richt zich vooral op het beheren van technische informatie voor productontwikkeling. PIM richt zich meer op het organiseren van productinformatie voor het verkoopproces, nadat het product is ontwikkeld.

Voordelen van een PDM-systeem voor jouw bedrijf

Met een PDM-systeem wordt al je data opgeslagen op één plek die voor meerdere mensen toegankelijk is. En zo’n centrale toegankelijke database heeft zo zijn voordelen:

👍 Alle productdata is snel te vinden

Of het nu gaat om ontwerpspecificaties, de ingrediënten of het materiaal van een product, alle gegevens over producten zijn snel terug te vinden op één plek. Dus geen vertraging meer door gezoek in verschillende bronnen of een wirwar van Excel documenten.

👍 Nooit meer eindeloos e-mailen 

Met een PDM-systeem kun je eenvoudig informatie delen tussen tussen verschillende afdelingen en teams. Van de R&D-afdeling tot Sales, van Marketing tot Productie. Mensen krijgen toegang tot het systeem en kunnen gegevens inzien, bewerken of van commentaar voorzien. PDM-software scheelt een hoop eindeloos heen en weer mailen van bestanden.

👍 Minder kans op fouten

Fouten in de productinformatie kunnen nogal wat gevolgen hebben. Wanneer iemand in je organisatie met onjuiste prijsinformatie werkt, kan dit je hele inkoop of budgettering in de war schoppen. Of het kan dat je product vanwege verkeerde informatie uit de schappen moet worden gehaald. Een PDM-systeem zorgt dat de juiste informatie bij de juiste persoon terechtkomt en verkleint de kans op dit soort fouten tijdens de productontwikkeling.

👍 Beter en gemakkelijker versiebeheer 

Met een PDM-systeem werkt iedereen altijd met de laatste versie. Zo voorkom je miscommunicatie.

👍 Betere kwaliteitscontrole en traceerbaarheid

Een PDM-systeem zorgt voor een betere kwaliteitscontrole en traceerbaarheid van data. Hierdoor kun je eventuele problemen in het product of de verpakking gemakkelijk opsporen en oplossen, vóór de productie en lancering.

👍 Kortere time-to-market

Met een PDM-systeem verminder je de kans op fouten en vertragingen. En dit helpt weer bij het verkorten van de doorlooptijden. Zo kan een product nog sneller op de markt worden gebracht.

De belangrijkste functies van een PDM-systeem

We hebben de belangrijkste functies van een PDM-systeem even voor je op een rijtje gezet:

  1. Centraal gegevensbeheer

Een PDM-systeem geeft je een centrale locatie voor het beheren van alle productdata. Ook kun je documentversies, revisies, statussen en toegangscontrole beheren.

  1. Geautoriseerde toegang

Om gegevens goed te kunnen delen, moeten meerdere mensen toegang krijgen tot de gegevens. Maar uiteraard hoeft niet iedereen alle gegevens te kunnen inzien of bewerken. Met PDM-software kun je gemakkelijk mensen wel of niet autoriseren voor het inzien en wijzigen van de centraal opgeslagen gegevens.

  1. Workflowbeheer

Met een systeem voor product data management kun je workflows beheren. Denk bijvoorbeeld aan het beoordelen en goedkeuren van ontwerpen en wijzigingen. Dit stroomlijnt de workflow, maar helpt ook bij het waarborgen en naleven van procedures en normen.

  1. Kwaliteitsbeheer

Een PDM-systeem helpt bij je kwaliteitsbeheer met functies zoals traceerbaarheid.

  1. Integratie met andere systemen

Je kunt een PDM-systeem koppelen aan verschillende systemen. Denk bijvoorbeeld aan CAD-software, ERP-systemen, CRM-systemen, etc. En dat is belangrijk. Anders loop je het risico dat mensen in hetzelfde project op basis van verschillende informatiebronnen werken. Of je moet informatie voortdurend handmatig aanpassen.

To cloud or not to cloud?

Bij een PDM-systeem kun je kiezen tussen een on premise-systeem, een systeem in de cloud of voor een hybrid cloud-oplossing. Wat de beste oplossing is voor jouw bedrijf, hangt af van je interne processen, budget, je huidige infrastructuur en je wensen. 

PDM on premise

Met een on premise systeem staat de software op de fysieke computer server van jouw bedrijf. 

  • Je bedrijf houdt de controle over de installatie, het onderhoud en de beveiliging van alle productgegevens. Ook ben je niet afhankelijk van internet en kun je (grote) bestanden zonder problemen delen.
  • De kosten voor een on premise systeem liggen vaak hoger dan voor een oplossing in de cloud. Dit komt door softwarelicenties en de kosten voor onderhoud van de server. Nog een nadeel van on premise is dat medewerkers alleen op locatie kunnen werken of op afstand via een VPN-verbinding. 

PDM in de cloud

In de cloud betekent dat je PDM-software en gegevens op de server van een externe provider staat. Gebruikers krijgen online toegang met een log-in en wachtwoord. 

  • Je kunt vanaf iedere plek met internet de gegevens beheren. De kosten voor een PDM in de cloud liggen in de praktijk meestal lager, omdat je geen onderhoudskosten hebt aan je eigen server. Nog een voordeel is dat je altijd een back-up hebt, omdat gegevens veilig opgeslagen zijn in de cloud. Ook is een PDM-systeem in de cloud flexibel, het kan eenvoudig worden aangepast aan je wensen.
  • Je bent afhankelijk van de snelheid van internet. Nog een nadeel is dat misschien niet al je gegevens in de cloud wilt of kunt bewaren.

Hybrid cloud voor PDM

Met een hybrid cloud oplossing heb je het beste van twee werelden. Dat betekent dat een deel van de gegevens op de server van je bedrijf staat en de rest in de cloud. Dit kan handig zijn wanneer je niet al je productdata naar de cloud wilt of kan migreren.

Controle over je productdata én verpakkingsdata

Helpt een goed PDM-systeem bij je verpakkingsproces? Jazeker. Je productdata goed organiseren helpt immers ook om sneller en beter informatie voor je verpakking te verzamelen. Wij houden ervan ❤️²  

Maar wil je het verpakkingsproces echt optimaliseren, besparen op verpakkingskosten, je time to market nóg verder verkorten en meer consistentie in je marketing? 

Laat het PDM-systeem dan samenwerken met ons Artwork Connect-systeem. Als je het PDM-systeem en ons AWC-systeem aan elkaar koppelt, houd je niet alleen de controle over je productdata. Je houdt ook de controle over je verpakkingsdata en de hele workflow, van idee tot verpakking. 

Meer weten? Neem gerust contact met ons op.

Meer artikelen

Blogs

Duik in de GS1 datapool

Werkt jouw bedrijf al met GS1 Data Source? Deze centrale databron, waarin leveranciers en fabrikanten productdata kunnen publiceren en delen met retailers en groothandels, maakt een opmars. Zo willen retailers uit de tuin- en diersector de GS1 Data Source eind van dit jaar als enige databron gebruiken, voor meer efficiëntie in de hele keten, betere

Blogs

Ontdek de nieuwe Nutri-Score

De Nutri-score… Hebben jullie deze al op de verpakkingen staan? Of zijn jullie het van plan? Lees dan vooral even verder. Het algoritme van de Nutri-Score is namelijk gewijzigd. En dat kan behoorlijk wat gevolgen hebben voor je brand en je verpakkingen.  Even snel back to the basics. Nutri-Score is een logo op de voorkant

Blogs

Ready to recall: terugroepacties uitvoeren of voorkomen

Een product recall… oef.. dat wens je echt niemand toe. 😱 Een recall is niet alleen erg vervelend voor je klanten, maar ook een kostbare en tijdslurpende aangelegenheid voor je bedrijf. En het kan het imago van je bedrijf flink schaden. Dus wees voorbereid. Het jaarlijks aantal recalls lijkt te blijven stijgen, ondanks alle strenge