Je hebt een artwork management tool maar je kunt niet meer bij je data. Dit betekent nogal iets. Wat de oorzaak ook is. Een technische storing, gegevensverlies, diefstal of faillissement van de softwareleverancier. De consequenties kunnen variëren van ongemak en verlies van productiviteit tot financiële schade en reputatieschade.
Het is daarom belangrijk om voorzichtig te zijn bij de keuze van een softwareleverancier en -oplossing om de risico’s te verminderen en je data te beschermen.
Als een softwareleverancier failliet gaat of een bedrijfscalamiteit heeft, is het mogelijk dat de toegang tot je gegevens beperkt worden of verloren gaan. Dit hangt af van hoe de gegevens worden opgeslagen en beheerd door de leverancier.
Je grootste zorg is natuurlijk de continuïteit van je bedrijfsproces. Je wilt je (klant) afspraken nakomen en zorgen dat je op tijd kunt leveren.
Maar hoe moet je dit nu aanpakken? Het is belangrijk om te onthouden dat elke situatie uniek is en dat de aanpak die het beste werkt, afhankelijk is van de specifieke omstandigheden en eventuele afspraken die gemaakt zijn. Het is daarom aan te bevelen om professioneel advies te zoeken voordat je actie onderneemt.
Kun je een dergelijke situatie voorkomen?
Jazeker! Onze tips:
- Kies de juiste softwareleverancier en kijk ook naar de partijen die er al mee werken.
- Kies voor een systeem dat dataopslag in de cloud heeft. Bij een storing/calamiteit
of als er veel collega’s tegelijkertijd met de data werken, kun je gewoon door blijven werken. Er is voor het werken in de cloud een speciale back-up procedure zodat jouw data altijd bereikbaar blijft. - Let er ook op dat de leverancier AVG compliant werkt.
- Kies voor een zgn. Escrow regeling. Simpel gezegd geeft de leverancier hiermee
de garantie af dat wanneer ze geen diensten meer leveren jij voor geruime tijd kunt beschikken over werkende software én dus beschikt over je data.
Als je op zoek gaat naar een artwork management tool houdt bovenstaande tips in gedachte. Je kunt de risico’s verminderen en je data op deze manier beter beschermen.
